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如何掌控办公家具采购

办公家具是政府集中采购项目中重要的货物类产品,在采购实践中以难操作而著称,主要体现在如何有效控制、衔接与制约家具采购的三个环节上。

  一是明确需求,提供虚拟技术参数。家具属于典型的定制产品,科学、合理的参数显得十分重要,但对于并不专业的采购人而言,难度也很大。单纯走访市场,挑选喜欢的产品与该品牌的供应商接触,再提出相应的技术参数,难免会有一定的倾向性,也容易遗漏重要的参数。与其被动地修修补补,不如主动出击,针对各类主流办公家具,编制一个虚拟的技术要求和参数,在收到采购任务后,第一时间主动提供给采购人,让他们根据这个虚拟技术需求,提出相应的技术参数,这样就避免了盲目性。还可以通过深入的市场调研、与全国各地政府采购中心沟通学习、借开政府采购的相关会议与全国知名专家积极探讨等各种方式,逐渐形成一个相对完整的办公家具全系列产品"虚拟技术需求"。

  二是编制标书须严格标准、慎设门槛。在编制采购文件前,应聘请相关方面的专家对家具采购详细的配置和技术参数予以完善,向采购人指出相应的缺陷和漏洞,提出合理的意见和建议。反过来,采购人请论证专家到现场帮助他们制订相应的技术方案,也使采购更加严谨和顺利。合理设置投标人门槛也是确保家具质量的一个重要条件。目前家具生产企业参加的各项认证比较繁杂,一方面要对各项认证进行综合分析考量,另一方面在设置标书时,不能将门槛设得过高过多。

  三是严控质量须监督生产、加强验收。外观相同的家具,内在品质的差别也可能很大。所以在生产的过程中进行有效的监督就显得非常必要。在办公家具采购过程中,特别是在实施采购数量和金额比较大的采购项目,建议采购人跟踪监督生产,加强产品的验收环节,以确保质量。在采购环节中,应要求开标时提供批量大的和主要产品的样品及各种材料的小样,验收时照样品的品质检查验收;在生产环节中,采购人应驻场监督生产或不定期的随机入厂抽查;在验收环节,采购人可委托家具质检单位对家具成品进行抽样检测,甚至可以邀请投标时落标方代表等人员参加,让采购真正做到公开透明。

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